Du bist Mitglied in einem Verein und verantwortlich für die Buchhaltung? Dann weißt Du sicherlich, wie zeitaufwändig und mühsam es sein kann, Belege zu sammeln, zu sortieren und abzulegen. Aber wusstest Du, dass du Belege vollständig digital aufbewahren darfst? In diesem Artikel erfährst Du, was es bei einer digitalen Buchhaltung im Verein zu beachten gibt, welche Vorteile sie bietet und welche Voraussetzungen erfüllt werden müssen.

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Warum digitale Belege im Verein nutzen?

Der größte Vorteil von digitalen Belegen im Verein ist die Zeitersparnis. Statt Belege manuell abzulegen und zu suchen, lassen sie sich digital einfach archivieren und jederzeit abrufen. Außerdem sind digitale Belege auch platzsparender und umweltfreundlicher als Papierbelege. Doch nicht nur das: Eine digitale Buchhaltung bietet auch eine höhere Transparenz und eine bessere Übersichtlichkeit. Tools wie Vereinsguru ermöglichen eine einfache Kategorisierung und Auswertung der Belege. So behältst Du stets den Überblick über die Finanzen Deines Vereins.

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Was gilt es bei einer digitalen Buchhaltung zu beachten?

Die digitale Buchhaltung und die digitale Speicherung von Belegen wird seit 2014 vom Bundesfinanzministerium empfohlen. Natürlich gibt es aber auch ein paar Dinge zu beachten, wenn man digitale Belege im Verein nutzen möchte. So müssen die Belege den gesetzlichen Vorgaben entsprechen, insbesondere den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD). Wie Papierbelege müssen auch digitale Belege für einen Zeitraum von zehn Jahren aufbewahrt werden. Hierbei muss gewährleistet sein, dass die Belege jederzeit lesbar und unveränderbar sind. Die Unveränderbarkeit der Belege wird auch als Revisionssicherheit bezeichnet. Zudem muss auf dem digitalen Beleg alle Informationen erkennbar sein, die auf dem originalen Beleg enthalten sind.

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Darf man Belege nach GoBD mit dem Smartphone scannen?

Belege dürfen seit 2019 grundsätzlich auch mit dem Smartphone eingescannt werden. Es ist jedoch wichtig, dass das Scannen in einer ausreichenden Qualität erfolgt, sodass alle notwendigen Informationen lesbar sind. Zudem ist es bei der Speicherung der Belege wichtig, dass der §146 Abs. 4 AO zum Schutz vor Manipulation eingehalten wird. Dieser besagt, dass die Dokumente so gespeichert werden müssen, dass eine nachträgliche Veränderung nicht möglich ist. Nutze daher eine Software, die auf die GoBD Richtlinien ausgelegt ist und deine Belege automatisch revisionssicher speichert.

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Revisionssicheres Belegarchiv mit Mobiler Belegerfassung für deinen Verein‍

Vereinsguru bietet dir die einfachste Buchführung für gemeinnützige Vereine und sorgt dafür, dass du die gesetzlichen Anforderungen an eine digitale Kasse erfüllen kannst. Dein Team kann über einen Link Belege mobil und ohne App einreichen. Die Anforderungen an das Ersetzende Scannen nach den GoBD werden dabei erfüllt.

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Ersetzendes Scannen – was bedeutet das?

Unter ersetzendem Scannen versteht man die Digitalisierung von Papierbelegen. Hierbei müssen die digitalen Belege den Papierbelegen inhaltlich und rechtlich gleichwertig sein. Dies bedeutet, dass die digitale Version die gleichen Informationen und Daten enthält wie der Papierbeleg. Zudem müssen die digitalen Belege sicher und unveränderbar archiviert werden. Bei einer ordnungsgemäßen Umsetzung ist es anschließend nach GoBD erlaubt, die Papierbelege zu vernichten. Es gibt allerdings Ausnahmen, bei denen die Papierbelege nicht vernichtet werden dürfen. Dazu gehören notariell beglaubigte Verträge, Urkunden, Jahresabschlüsse, Zollanmeldungen, Eröffnungsbilanzen und Dokumente mit Wasserzeichen.

Eine digitale Buchhaltung bietet zahlreiche Vorteile für Vereine. Die Zeitersparnis, die bessere Übersichtlichkeit und die höhere Transparenz sind nur einige davon. Wichtig ist jedoch, dass die digitalen Belege den gesetzlichen Vorgaben entsprechen und ordnungsgemäß archiviert werden. Mit der richtigen Software steht einer einfachen und effizienten, digitalen Buchführung in deinem Verein aber nichts mehr im Weg!